Transparantie is een - zeg meer gewoon "hét" - grondbeginsel van overheidsaanbestedingen.
Transparantie betekent dat een aanbesteder (1) vóór de aanbesteding aan de geïnteresseerde ondernemers duidelijk moet maken op basis van welke objectieve criteria hij gegadigden zal selecteren en hun inschrijvingen zal beoordelen, (2) zich ook aan die criteria houdt en (3) zijn keuzebeslissing achteraf ook netjes aan de deelnemers aan die aanbesteding kan uitleggen. Ook betekent dat dat aanbesteders bij het communiceren met deelnemende ondernemers er voor moeten zorgen dat iedereen exact dezelfde informatie ontvangt (er zijn uitzonderingen die verband houden met vertrouwelijkheid van bepaalde gegevens maar dat verder bespreken gaat hier te ver).
Tegenwoordig speelt bij gunning het criterium prijs een wat minder prominente rol in vergelijking met zulke criteria als CO2 emissie, energieverbruik, onderhoudsgevoeligheid, levensduur circulariteit, social return, stakeholderstevredenheid, uitvoeringstermijn, exploitatiekosten, etc.
Het formuleren van criteria en beoordelingsprocessen die én voldoende onderscheidend zijn én die voldoen aan de vereiste mate van transparantie is een uitermate secuur werkje. En het zo objectief mogelijk beoordelen of aanmeldingen en inschrijvingen aan die criteria voldoen is zo mogelijk nog lastiger.
Aanbestedingskortgedingen gaan vaak over de wijze waarop dergelijke criteria zijn vastgesteld of zijn toegepast.
En, ook al winnen - statistisch gezien - aanbesteders vaker kortgedingen dan inschrijvers: niemand zit op zo'n tijdrovend, kostbaar en vaak emotioneel proces te wachten.
Het is dus in het belang van zowel aanbesteders als deelnemende ondernemers belangrijk dat selectie- en gunningsprocessen zó worden voorbereid en uitgevoerd dat niemand behoefte voelt om daarover te procederen. Sterker nog, waarbij alle deelnemende ondernemers het gevoel hebben dat het proces eerlijk was, dat de aanbesteder hen fair en met respect heeft behandeld, kortom dat het een sportieve "wedstrijd" was waarbij de winnaar eerlijk heeft gewonnen. Vertrouwen, respect en eerlijkheid zijn sleutelwoorden.
Om aanbesteders en deelnemende ondernemers te helpen bestaat het instituut van de "probiteitsfunctionaris (m/v)". Het woord "probiteit" komt uit het Frans, en de Dikke van Dale geeft als betekenis: "het te goeder trouw zijn, rechtschapenheid, integriteit".
De figuur van probiteitsfunctionaris is in Nederland voor het eerst opgedoken in 2005, bij de introductie van de standaard DBFM-Overeenkomst voor Rijkswaterstaat met de bijbehorende Aanbestedingsleidraad.
Inspiratie voor dit instituut ontleende de opstellers (waaronder ondergetekende) aan de Australische aanbestedingspraktijk, waarin de figuur van de Probity Practicioner bij overheidsaanbestedingen al decennialang is ingeburgerd. Zie bijvoorbeeld deze beschrijving in het gepubliceerde aanbestedingsbeleid van de staat Victoria: https://www.buyingfor.vic.gov.au/probity-procurement-goods-and-services-procurement-guide. De beste omschrijving van wat "probity" inhoudt is wel: being fair, honest, open and transparent in all dealings"
Probiteitsfunctionarissen adviseren aanbesteders bij het vaststellen van hun aanbestedingsstrategie, het opstellen van selectie- en gunningscriteria, het inrichten van het beoordelingsprotocol, zij zijn aanwezig bij de dialooggesprekken, helpen bij het inlichtingenproces en wonen de uiteindelijke beoordelingsvergaderingen bij, vaak als voorzitter van de commissie.
Zij zijn als het ware een onafhankelijke VAR die lopende de aanbesteding "live" het aanbestedingsproces en alle daarin te maken keuzes valideert. Hij/zij staat dus tussen de inkooporganisatie en de deelnemers aan de aanbesteding in.
Er is mij niet één aanbesteding met een probiteitsfunctionaris bekend, waarbij vervolgens door een verliezende partij een kort geding aanhangig is gemaakt.
Kortom, een probiteitsfunctionaris beschermt zowel de aanbesteder als de deelnemende ondernemers.
Meer hierover op https://www.presolve.info/voorkomen.
Comments